จัดการ Gmail ด้วย Label

Jul 5, 2018

อยากเขียน Blog มาตั้งนานแล้วแต่ติดตรงที่มันขี้เกียจ จนวันหนึ่งรู้สึกว่าความรู้ที่เราเคยเข้าใจมันเริ่มหายไป แบบว่ามานั่งดูเรื่องที่ตัวเองเคยเข้าใจอีกทีแม่งจำ HERE อะไรไม่ได้เลย อย่างน้อยต้องมีพื้นที่ไว้ยำความคิด ณ ชั่วขณะนั้น เริ่มเรื่องเเรกขอเป็นเป็นเรื่องเบาๆ ก่อน

ปัญหามันมีอยู่ว่าพอทำงานแล้วเปลี่ยนอีเมลล์ซึ่งเมลล์เก่าก็ไม่ค่อยได้เข้าไปดู พอเข้าไปอีกทีจัดเต็มมาก เมลล์แจ้งเตือนจากเวปต่างๆที่ไปสมัครไว้เต็มไปหมดรวมทั้งเมลล์อัปเดดข่าวคราวต่างๆ จะให้ไล่ดูทั้งหมดก็ปวดตา และเคยรู้มาว่า gmail มันจัดการข้อความขาเข้าได้ โดยใช้ Label จึงไปขุดคุ้ยดูและไปเจอกระทู้หนึ่ง มันก็ย้อนความทรงจำวันวานให้กลับมา

ก่อนอื่นเข้าไปดูที่ Address ของเมลล์ที่ส่งมา จากตัวอย่างเป็นการแจ้งเตือนของ Facebook (ซึ่งมันก็สามารถตั้งค่าไม่ให้แจ้งเตือนเข้าเมลล์ได้เหมือนกัน) เราจะใช้ประโยชน์ของ filter เพื่อแบ่งประเภท email ขาเข้า

ขั้นที่1 ให้เราตั้งชื่อหรือแบ่งประเภท Label ของเมลล์ขาเข้าก่อน โดยไปที่ tools ด้านซ้ายมือแถวล่างๆ เพื่อหา Create new label ถ้าไม่เจอกด More ▼จากนั้นตั้งชื่อเป็นอะไรก็ได้ตามหัวข้อของเมลล์ขาเข้าเช่น Facebook, Twitter เป็นต้น ซึ่งตัว Label นี้ สามารถทำเป็น sub label ได้โดยเลือก Nest label under: โดยอาจมีเมลล์จากเวปสมัครงานหลายที่ เช่น jobsDB, LinkedIn เราก็จัดเป็น sub label ใน Job ได้ ในที่นี้เราสามารถเลือกสีเพื่อสร้างความโดดเด่นได้

ขั้นที่2 หลังจากเราได้ประเภทของ Label แล้ว มันจะมีปุ่ม ▼ ตรงช่องค้นหาด้านบนพอกดจะมีหน้าต่างขึ้นมาดัง ภาพที่4 ให้เรา copy email address จากภาพที่1ไปวางในในช่อง From จากนั้นกด Create filter with this search

ขั้นที่3 ในหน้าต่างนี้จะมีสิ่งให้เราตั้งค่ามากมาย แต่เราสนใจที่ Apply the label: ให้เลือกเป็น label ที่เราต้องการ จากนั้นกด Create filter (ถ้าเลือก Also apply filter to … matching conversations จะเป็นการกรองเมลล์ที่เคยเข้ามาแล้วแต่ยังไม่อ่านเข้า label ด้วย)